for legendernes Verden

1. Introduktion

Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan Legendernes Verden ("vi", "os", "vores") indsamler, bruger, deler og beskytter dine personoplysninger, når du besøger www.legendernesverden.dk, melder dig ind i foreningen, tilmelder dig events, køber billetter eller på anden måde interagerer med os.

​

2. Dataansvarlig

Legendernes Verden

CVR-nummer: 34516650

Adresse: Slagteristræde 18, 2. tv., 4000 Roskilde

E-mail: bestyrelse@legendernesverden.dk

​

3. Hvilke oplysninger indsamler vi?

Vi indsamler følgende personoplysninger afhængigt af din relation til foreningen:

Medlemsoplysninger

• Navn

• Adresse

• Fødselsdato

• E-mailadresse

• Telefonnummer

• Medlemsnummer og medlemskabsstatus

​

Ved køb af billetter eller betaling af kontingent

• Betalingsoplysninger (behandles sikkert via vores betalingsudbyder)

• Købshistorik

​

Ved brug af hjemmesiden

• IP-adresse og browserinformation

• Cookiedata (se afsnit 13)

• ​

Eventrelaterede oplysninger

• Tilmeldingsoplysninger til events

• Eventuelle oplysninger om allergier eller andre relevante forhold, som du selv oplyser i forbindelse med events

​

Karakterdatabase

• Oplysninger om spillerens karakterer, herunder karakternavn, historik og relationer

• Enkelte af disse oplysninger er tilgængelige for andre medlemmer med aktivt login via foreningens karakterdatabase

​

Fotos og video
Vi tager billeder og video ved events som en integreret del af arrangementet. Se afsnit 5 og 9 for nærmere oplysninger.
 

4. Hvordan bruger vi dine oplysninger?

Vi bruger dine personoplysninger til følgende formål:

• Administration af dit medlemskab, herunder opkrævning af kontingent

• Behandling og gennemførelse af billetkøb og eventtilmeldinger

• Afsendelse af ordrebekræftelser og billetter

• Kommunikation med dig om foreningens aktiviteter, events og generalforsamlinger

• Information om ændringer eller aflysninger af events

• Koordinering af frivillige

• Kundeservice og medlemssupport

• Billeddokumentation fra events til brug for markedsføring, herunder på hjemmeside og sociale medier

• Overholdelse af lovmæssige forpligtelser (f.eks. bogføringsloven)

• Forebyggelse af svindel og sikring af vores hjemmesides sikkerhed

​

5. Retsgrundlag for behandling

Vi behandler dine personoplysninger baseret på følgende retsgrundlag:

Opfyldelse af en kontrakt (GDPR art. 6, stk. 1, litra b): Behandling af data i forbindelse med dit medlemskab af foreningen, køb af billetter og tilmelding til events.

Legitime interesser (GDPR art. 6, stk. 1, litra f): Kundeservice, billeddokumentation fra events, drift af karakterdatabase og kommunikation om foreningens aktiviteter. Fotografering og video ved arrangementer sker på baggrund af foreningens legitime interesse i at dokumentere og synliggøre sine aktiviteter over for nuværende og kommende medlemmer.

Samtykke (GDPR art. 6, stk. 1, litra a): Nyhedsbrevstilmelding og brug af ikke-nødvendige cookies.

Retlig forpligtelse (GDPR art. 6, stk. 1, litra c): Overholdelse af bogføringsloven og andre juridiske forpligtelser.

​

6. Mindreårige medlemmer

Foreningen kan have medlemmer under 18 år. Vi behandler kun de oplysninger om mindreårige, der er nødvendige for medlemskabet og deltagelse i foreningens aktiviteter. For mindreårige medlemmer forventes det, at indmeldelse sker med en forælders eller værges vidende.

​

7. Nyhedsbrev og markedsføring

Hvis du tilmelder dig vores nyhedsbrev, bruger vi din e-mailadresse til at sende dig information om kommende events og foreningens aktiviteter. Tilmeldingen sker på baggrund af dit aktive samtykke. Du kan til enhver tid afmelde nyhedsbrevet via afmeldingslinket i bunden af hvert nyhedsbrev eller ved at kontakte os på bestyrelse@legendernesverden.dk.

​

8. Deling af oplysninger

Vi deler kun dine oplysninger med:

• Vores betroede serviceudbydere, der hjælper os med at drive foreningen, herunder vores betalingsudbyder, Wix som hjemmesideplatform, Google Workspace til kommunikation og administration samt Microsoft Azure som hostingplatform for foreningsadministration og karakterdatabase.

• Offentlige myndigheder, hvor det kræves ved lov.

• Eventarrangører og samarbejdspartnere, når det er nødvendigt for at gennemføre et event. Ved udvalgte arrangementer deltager eksterne fotografer, som for deres egen brug af billedmateriale optræder som selvstændige dataansvarlige. Oplysninger om dette vil fremgå af de arrangementspecifikke vilkår.

Vi sælger aldrig dine personoplysninger til tredjeparter.

​

9. Fotografering og videomateriale ved arrangementer

Fotografering er en integreret del af Legendernes Verdens arrangementer. Deltagelse forudsætter at man er indforstået med, at der tages billeder og video til brug for foreningens dokumentation og markedsføring. Dette sker på grundlag af foreningens legitime interesse, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod behandling af billeder og video, hvor du er identificerbar, ved at kontakte os på bestyrelse@legendernesverden.dk. Vi vil herefter foretage en konkret vurdering af, om indsigelsen skal imødekommes.

Nærmere oplysninger om fotografering ved specifikke arrangementer fremgår af de arrangementspecifikke deltagervilkår.

​

10. Dataopbevaring

Vi opbevarer dine personoplysninger i følgende perioder:

• Medlemsdata: Opbevares så længe dit medlemskab er aktivt og slettes senest 2 år efter udmeldelse, medmindre andet er påkrævet ved lov.

• Regnskabs- og transaktionsdata: Opbevares i 5 år efter regnskabsårets afslutning i henhold til bogføringsloven.

• Eventrelaterede data: Slettes senest 1 år efter eventets afholdelse, medmindre data er nødvendig af andre grunde (f.eks. regnskab).

• Nyhedsbrevsdata: Opbevares indtil du afmelder dig.

• Fotos og video: Opbevares så længe de er relevante for foreningens kommunikation, medmindre du gør indsigelse mod konkret brug.

• Karakterdata: Opbevares så længe du er aktivt medlem. Ved udmeldelse kan du anmode om sletning af karakterdata.

​​

11. Dine rettigheder

Du har følgende rettigheder vedrørende dine personoplysninger i henhold til GDPR:

• Ret til indsigt: Du kan få oplyst, hvilke personoplysninger vi behandler om dig.

• Ret til berigtigelse: Du kan få rettet urigtige oplysninger.

• Ret til sletning: Du kan i visse tilfælde få slettet dine oplysninger.

• Ret til begrænsning af behandling: Du kan i visse tilfælde få begrænset behandlingen af dine oplysninger.

• Ret til dataportabilitet: Du kan modtage dine oplysninger i et struktureret, maskinlæsbart format.

• Ret til indsigelse: Du kan gøre indsigelse mod vores behandling af dine oplysninger, herunder behandling baseret på legitim interesse.

• Ret til at trække samtykke tilbage: Hvis behandlingen er baseret på dit samtykke, kan du til enhver tid trække det tilbage uden at dette påvirker lovligheden af behandling foretaget inden tilbagetrækningen.

For at udøve disse rettigheder, kontakt os venligst på bestyrelse@legendernesverden.dk. Vi besvarer henvendelser inden for 30 dage.

​

12. Sikkerhed

Vi har implementeret passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte dine personoplysninger mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse eller destruktion. Vores hjemmeside hostes af Wix, som anvender kryptering og andre sikkerhedsforanstaltninger. Foreningsadministration og karakterdatabase hostes på Microsoft Azure og er kun tilgængelige for foreningens bestyrelse.

​

13. Trejdelandsoverførsler

Vores hjemmeside drives via Wix, som kan overføre data til servere uden for EU/EØS (herunder Israel og USA). Wix overholder de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger i henhold til GDPR, herunder EU's standardkontraktbestemmelser. Du kan læse mere om Wix' databehandling på deres hjemmeside. Google Workspace behandler data i overensstemmelse med GDPR og EU's standardkontraktbestemmelser.

​

14. Anonymiseret data og statistik

Vi kan anvende anonymiserede og aggregerede data til statistiske formål, f.eks. analyse af medlemstal, eventdeltagelse og foreningens udvikling. Anonymiserede data kan ikke henføres til enkeltpersoner og er derfor ikke omfattet af GDPR.

​

15. Ændringer i privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at ændre denne privatlivspolitik. Den opdaterede version vil altid være tilgængelig på www.legendernesverden.dk med en opdateret dato.

​

16. Kontakt os

Hvis du har spørgsmål eller bekymringer vedrørende denne privatlivspolitik eller vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os:

Legendernes Verden

E-mail: bestyrelse@legendernesverden.dk

Adresse: Slagteristræde 18, 2. tv., 4000 Roskilde

​

17. Klager

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, har du ret til at indgive en klage til:

Datatilsynet Borgergade 28, 5. 1300 København K www.datatilsynet.dk

Sidst opdateret: 10-02/2026​